Hvis du har ønske om at holde en konference, eller du måske har fået påduttet dig opgaven til et møde på arbejdet, så er du kommet til det rette sted. Her får du nemlig fire gode råd til, hvordan du planlægge ren god konference!
Læg et godt fundament
Planlægningen bør starte allerede inden du begynder at overveje ting som sted, tid og forløb. Det er vigtigt at du først kan svare på hvem der kommer, og hvor de kommer fra. Der er meget lille grund til at afholde en konference, hvis ikke du forventer at der kommer et bestemt antal personer. Disse skal naturligvis også varsles og inviteres i god tid forinden, således du ikke ugen op til, begynder lægge invitationer ud til folk. Der skal man regne med at de allerede er optaget inden. Så meget du kan planlægge på forhånd, skal planlægges!
Find de rigtige lokaler – også geografisk set
Alt efter hvor de deltagende kommer fra i landet, kan det være smart at finde konferencelokaler, der er placeret attraktivt i forhold til transporttid for alle. Kommer langt størstedelen fra hovedstadsområdet, kan du med fordel forsøge at finde konferencelokaler i hovedstaden eller omegn. Vigtigst af alt er dog at lokalerne er store nok, til at huse de mennesker, som du forventer kommer. Der er lige meget om lokalerne ligger spyt op ad hvor folkene bor, hvis ikke der plads til dem alle indenfor, bliver det hurtigt en trist affære.
Forplejning undervejs
Selv på korte konferencer er det vigtigt at have forplejning tænkt ind allerede på forkant. Hvis det foregår hen over en weekend, er det endnu vigtigere! Tænk på at inkludér så mange som mulig i planlægningen af maden. Hvis der kommer en stor håndfuld mennesker, kan de på forhånd spørges om madallergier. Hvis det i stedet er en konference for mange mennesker, er det nemmere at lægge op til i invitationen, at folk må melde ind hvis der er noget. Ellers handler det generelt om at skyde bredt med spredehagl.
Grundigt planlagt forløb
Det handler virkelig om at tage planlægningshatten på, når der skal organiseres konference. Meget af tiden skal naturligvis bruges fornuftigt, men det kan også være smart at indlægge perioder med tid, hvor de deltagende har mulighed for at strække ben og få lidt mad. Lige meget hvad du vælger at lægge ind i tidsplanen, er det vigtigt at du netop har en plan!